OFFICE MANAGER
Descrizione
In ottica di crescita, siamo alla ricerca di una risorsa da inserire nel team con il ruolo di Office Manager.
La risorsa, a diretto riporto della Direzione, avrà la responsabilità di garantire l’efficienza, l’organizzazione e il corretto funzionamento delle attività d’ufficio e delle operations aziendali.
In particolare, l’Office Manager sarà il punto di riferimento per la gestione quotidiana dell’ufficio, il coordinamento dei servizi generali e il supporto operativo ai diversi team, contribuendo attivamente al miglioramento dei processi interni.
Responsabilità principali
• Supervisione generale dell’ufficio: gestione delle attività quotidiane e coordinamento dei flussi di lavoro, assicurando l’efficienza operativa e l’allineamento con gli obiettivi aziendali.
• Gestione fornitori e servizi generali: selezione, negoziazione e monitoraggio dei fornitori di beni e servizi; gestione contratti, ordini e budget dedicati.
• Coordinamento amministrativo e organizzativo: gestione agenda direzionale, pianificazione e coordinamento di riunioni, eventi interni ed esterni, viaggi e trasferte aziendali.
• Gestione delle comunicazioni interne ed esterne: supporto alla direzione nella predisposizione di documenti, report e presentazioni; cura dell’immagine e della comunicazione aziendale.
• Gestione degli spazi e delle risorse dell’ufficio: monitoraggio e ottimizzazione delle scorte e delle forniture, supervisione della manutenzione e del layout degli spazi di lavoro.
• Supporto ai team operativi e marketing: collaborazione nella preparazione di documenti per gare e progetti, coordinamento dei flussi informativi e aggiornamento del CRM aziendale.
• Progetti di miglioramento continuo: individuazione di opportunità per ottimizzare processi, strumenti e pratiche operative, favorendo l’efficienza organizzativa e il benessere del personale.
Profilo ricercato
• Esperienza consolidata (min. 3–5 anni) in ruoli di Office Manager o Executive Assistant in contesti strutturati o in crescita.
• Buona conoscenza della lingua inglese, scritta e parlata.
• Ottima padronanza del pacchetto Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) e dei principali strumenti digitali di collaborazione e CRM.
• Eccellenti capacità organizzative, di pianificazione e di gestione delle priorità.
• Autonomia, problem solving e capacità decisionale.
• Precisione, riservatezza e forte orientamento ai risultati.
• Spiccate doti relazionali e comunicative, capacità di interfacciarsi con interlocutori di diverso livello.
• Attitudine al lavoro di squadra e alla gestione di progetti trasversali.
Cosa offriamo
• team interdisciplinari, perché crediamo che le idee migliori vengano dall’esperienza e dal bagaglio culturale di ciascun membro del team;
• ambiente di lavoro dinamico e creativo, che favorisca idee innovative e soluzioni progettuali straordinarie e resistenti;
• RAL e inquadramento saranno commisurati all’esperienza della risorsa individuata.
Modalità di candidatura
La candidatura, unitamente al curriculum, può essere inoltrata all’indirizzo careers@gbpaarchitects.com, indicando nell’oggetto della mail “candidatura Office Manager”.
Sede di lavoro: Via Arconati 1, Milano